На «Якутском Гормолзаводе» автоматизирована система учета и управления

В ООО «Якутский Гормолзавод» автоматизирована система управления и учета на базе решений «1С:ERP. Управление предприятием 2.5» и «1С:Молокозавод. Модуль для 1С:ERP и 1С:КА». Проект выполнен полностью дистанционно за 8 месяцев. Исполнитель - «Компания КомЛайн».

«Якутский Гормолзавод» – одно из старейших пищевых предприятий города Якутска. Компания производит более 40 видов молочной, кисломолочной и сырной продукции под торговыми марками «Молочный дождик» и «Якутянка». В ассортименте предприятия - молоко пастеризованное и ультрапастеризованное, кефир, сметана, ряженка, творог, творожные массы и паста, йогурты густые и питьевые, сливочное масло, полутвердые, мягкие и плавленые сыры. 
 

Предпосылки перехода на 1С:ERP с модулем «1С:Молокозавод»

До внедрения на предприятии в качестве корпоративной учетной системы использовалось отраслевое решение «1С:Молокозавод» ред. 1.3 на базе «1С:Управление производственным предприятием» (1С:УПП). В связи с прекращением поддержки отраслевых решений 1С:УПП и предстоящим прекращением поддержки самого продукта 1С:УПП назрела необходимость в переходе на более современную систему учета и управления. Кроме того, на предприятии имелось несколько «узких» мест.
Специфика работы «Якутского Гормолзавода» заключается в штучных отгрузках товара небольшим контрагентам – крупных торговых сетей в Якутске нет. Магазины заказывают продукцию по несколько штук через агентов – водителей, которые доставляют товары. Соответственно каждый агент собирает и развозит заказы более чем для десятка магазинов. На печать документов уходила масса времени.

В «1С:Молокозавод» на базе 1С:УПП отсутствовали процессы управления качеством готовой продукции. Учет велся только в бумажном виде и в MS Excel.
На предприятии не использовался серийный учет, нельзя было отследить движение сырья, полуфабрикатов и готовой продукции. Не было четкого понимания, какая партия готовой продукции из какой партии сырья куда отгружена.

Не было учета поэтапного производства, отсутствовали промежуточные выпуски. Например, на этапе восстановления сухого молока, когда в хранилище уже была готова смесь, на остатках в центральном складе все еще числилось сухое молоко.

В учете не использовался обрат (обезжиренное молоко).

Были неочевидны различия в остатках: например, сколько сыра еще вызревает, а сколько уже передано на склад готовой продукции — на остатках числилась одна и та же номенклатура. Сотрудникам бухгалтерии предприятия приходилось делать себе пометки: что уже собрано, а что готовится, и остатки не всегда сходились.
Из-за того, что преимущественно велись бумажные журналы, заполняемые от руки, и использовался MS Excel, оперативно снимать остатки было неудобно. Актуальные остатки становились ясны только при инвентаризации.

Кроме того, не совсем корректно велась работа с системой «Меркурий». Бывали случаи гашения ВСД у просроченного молока, списания просроченного молока в производство, несвоевременного гашения ВСД, поскольку автоматическая проверка не велась. А это могло грозить штрафами и блокировке учетной записи в «Меркурии».

Ситуация усугублялась отсутствием центра компетенций по взаимодействию с системой «Меркурий». Всю работу вел один человек, в случае отсутствия которого в работе с государственной системой возникали ошибки.

Принимая во внимание комплекс этих причин, руководство предприятия приняло решение о переходе на современную систему учета и управления 1С:ERP.
 

Дистанционная реализация проекта

Главной особенностью проекта на «Якутском Гормолзаводе» была его дистанционная реализация — от старта до завершения. Учитывая существенную разницу во времени (6 часов - между Казанью, где находились специалисты исполнителя, и Якутском), было очень важно четко выстроить взаимодействие и с максимальной пользой использовать пересекающиеся рабочие часы.

Было организовано несколько рабочих групп по подсистемам 1C:ERP. Оперативное взаимодействие внутри рабочих групп осуществлялось в Skype, выбранном в качестве основного канала коммуникаций проектной команды, начиная с фазы предпроектного обследования и моделирования.
Там же, в Skype еженедельно проводился управляющий совет, на котором руководители рабочих групп вместе с руководителями проектов обсуждали вопросы, которые не удалось решить в течение недели.

Главным инструментом дистанционного взаимодействия проектной команды после завершения этапа моделирования и начала этапа опытной эксплуатации стал общий документ в Google Docs.

В этом документе

• велся журнал вопросов, возникающих по конкретным подсистемам 1С:ERP, отражалось их текущее состояние, фиксировался итог;
• велся реестр доработок с отражением статуса, сроков выполнения и ответственных;
• заполнялись планы обучения по подсистемам;
• осуществлялся шеф-контроль, то есть заполнялся чек-лист по готовности системы к запуску в промышленную эксплуатацию;
• фиксировались требования со стороны предприятия, которые возникали уже после запуска системы в промышленную эксплуатацию и могли быть реализованы, например, на этапе сопровождения.

Обучение специалистов «Якутского Гормолзавода», так же, как ранее интервьюирование и демонстрация смоделированных бизнес-процессов, проходило в Skype.
Один из критичных аспектов для молокоперерабатывающего предприятия — это корректное взаимодействие с системой «Меркурий». Поскольку проект реализовывался дистанционно, а между Казанью и Якутском – существенная разница во времени, было крайне важно тщательно подготовить пользователей, чтобы во время запуска системы в промышленную эксплуатацию при возникновении ошибок или сложных ситуаций и в отсутствии контакта с консультантами специалисты предприятия могли самостоятельно справиться.

В связи с этим взаимодействие с ФГИС «Меркурий» на рабочем контуре было полностью отработано на этапе шеф-контроля. В результате интеграция с государственной системой была запущена в промышленную эксплуатацию на месяц раньше всех остальных подсистем.
 

Результаты проекта

В результате реализации проекта на предприятии настроен серийный учет сырья,  полуфабрикатов, готовой продукции. Обеспечена полная прослеживаемость от поступления сырья до реализации готовой продукции.

Управление качеством ведется полностью в «1С:Молокозавод. Модуль для 1С:ERP и 1С:КА». Журналы, которые ранее сотрудники лаборатории заполняли вручную, сейчас автоматически формируются в системе в соответствии с введенными данными.

Автоматизировано ведение налогового и бухгалтерского учета. Регламентированная отчетность формируется автоматически.
Настроено детальное распределение затрат.

Чтобы упростить и ускорить оформление документов, специалисты «Компании  КомЛайн» доработали в 1С:ERP документ реализации («Реализация агентов прочая»), который объединяет в себя все заказы по маршруту доставки. Документ позволяет выбрать все магазины, которым требуется отгрузка товара, указать количество каждой номенклатуры и разом отправить на печать полный комплект отгрузочных  документов (счетов-фактур и товарных накладных) для каждого контрагента.  
На основании доработанного документа автоматически создаются типовые  документы реализации товаров и услуг 1С:ERP для корректного списания  остатков по отгруженным товарам.

Это позволило существенно сократить временные затраты на подготовку и печать документов.

Кроме того, проектная команда связала доработанный документ с типовым функционалом «Меркурия». Так, одним нажатием кнопки по каждому магазину создаются  документы «Исходящая транспортная операция ВЕТИС», которые необходимы  для отправки информации об отгрузке товаров и оформления электронного  транспортного ветеринарного сопроводительного документа (эВСД) на партию  продукции в системе «Меркурий».

В информационной системе введено поэтапное производство. Предприятие стало использовать в производственном учете такую промежуточную продукцию как обрат (обезжиренное молоко) и сливки.

Был добавлен дополнительный передел в учете производства сыра. Теперь ведется учет остатков сыра как на хранении (созревании), так и готовой продукции (сыра упакованного, под торговой маркой), которая хранится уже для продажи или передана на склад готовой продукции. Таким образом, сотрудники предприятия теперь видят свои актуальные остатки и понимают, что еще находится на дозревании, а что готово к продаже.

После введения серийного учета полностью пересмотрена работа склада. Комплектация и отгрузка заказов осуществляется посерийно, в соответствии с теми сериями и датами, которые указаны  в документах. Теперь можно автоматически отследить, из сырья из какого танка произведена готовая продукция, которая попала в конкретный магазин.

Корректно выстроен весь процесс работы с «Меркурием». Теперь исключена возможность гашения ВСД у просроченного молока, списания просроченного молока в производство, несвоевременного гашения ВСД – такие действия блокирует типовой функционал 1С:ERP с модулем «1С:Молокозавод». Все сроки автоматически отслеживаются.

Вся работа с ФГИС «Меркурий» теперь ведется в рабочем месте 1С:ERP «Обмен ВЕТИС», куда подтягиваются необходимые данные. Сотрудникам достаточно зайти в рабочее место, проверить данные и оформить необходимые операции, такие как гашение или создание транспортного эВСД, оформление производственного эВСД, ведение складского журнала или проведение инвентаризации. Все это корректно отражается в «Меркурии».

Кроме того, создан центр компетенций «Якутского Гормолзавода» по работе с «Меркурием». Обучены и подготовлены дополнительные сотрудники.
Внедрение системы «1С:ERP. Управление предприятием 2.5» с «1С:Молокозавод. Модуль для 1С:ERP и 1С:КА» на «Якутском Гормолзаводе» позволило предприятию перейти на новый уровень автоматизации учета и управления. Все бизнес-процессы отражены в единой информационной системе. Повысилась скорость подготовки документов и необходимой отчетности. Сократилось количество допускаемых ошибок. Появилась возможность оперативно получать актуальные данные о деятельности завода. Ведется детализированный производственный учет, что позволяет проводить качественный анализ бизнес-процессов и их оптимизацию.

Для уточнения деталей проекта Вы можете обратиться к специалистам «Компании КомЛайн» по телефону +7 (843) 200-11-22.